お客様の個人情報の開示等の手続き方法ついて

ホクレンでは、お客様の個人情報を重要なものと認識し、その取扱いについては細心の注意を払い、厳重に管理しております。
つきましては、個人情報の開示、変更・利用停止・消去等については、ご本人であることを確認させていただける郵送による手続きに限定させていただきます。
なお、お客様からの個人情報に関する手続きについては、速やかに対応させていただきますので、今後とも、ホクレン商品のご愛顧を宜しくお願い申し上げます。

1.開示等の手続き方法

(1)開示の求めの対象となる事項(「保有個人データ」の特定に資する情報)
開示の対象としている「保有個人データ」の項目は以下のとおりです。
A.氏名
B.住所
C.性別
D.顧客ID
E.メールアドレス
F.電話番号
G.購買履歴 等
(2)「開示等の求め」の申出先
開示等の求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。なお、封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。 〒060-8651 札幌市中央区北4条西1丁目 ホクレン役員室広報宣伝課
(3)「開示等の求め」に際して提出していただく書面(様式)等
「開示等の求め」を行う場合は、次の申請書(A)をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類(B)を同封し下記宛ご郵送下さい。

A. 本会所定の申請書類
個人情報開示請求書
個人情報の訂正・利用停止・消去等請求書
B. 本人確認のための書類
運転免許証、健康保険の被保険者証、パスポート、写真付き住民基本台帳カード、外国人登録証明書等、当方から返送する住所が記載されているもののコピーいずれか1点
(4)代理人による「開示等の求め」
「開示等の求め」をする者が、本人又は未成年者又は成年被後見人の法定代理人もしくは開示等の求めをすることにつき、本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類(CまたはD)を同封して下さい。

C.法定代理人の場合
・ 法定代理権があることを確認するための書類(戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピーも可) 1通
・ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類(法定代理人の運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー) 1通
D.委任による代理人の場合
・ 本人の印鑑証明書  1通
委任状 1通
(5)「開示等の求め」の手数料及びその徴収方法
1回の申請ごとに、800円(消費税を含む) 800円分の郵便切手を申請書類に同封して下さい。

※ 手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内(2週間)にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。
(6)「開示等の求め」に対する回答方法
申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。
(7)開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内のみで取り扱うものとします。提出頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、2年間保存し、その後廃棄させて頂きます。
※「保有個人データ」の不開示事由について
次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。

・ 申請書に記載されている住所と本人確認のための書類に記載されている住所が本会の登録住所と一致しないときなど本人が確認出来ない場合
・ 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
・ 所定の申請書類に不備があった場合
・ 開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
・ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・ 本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・ 他の法令に違反することとなる場合

2.個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ

(1)個人情報の取扱いに関するお問い合わせの申出先
本会の個人情報の取扱いに関するお問い合わせについては、下記までお申し出下さい。

●お電話による場合
 ホクレン役員室広報宣伝課 011-232-6108
●お手紙による場合
 〒060-8651 札幌市中央区北4条西1丁目 ホクレン役員室広報宣伝課
インターネットによる場合
●ご来訪について
 直接ご来訪いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、
 その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

平成17年4月1日
ホクレン農業協同組合連合会
個人情報に関するお問合せ先:ホクレン広報宣伝課 TEL 011-232-6108
以上